Vaikeiden asioiden puheeksi ottaminen työpaikalla
Leena toimii kiinteistöhuoltotehtävissä eri taloyhtiöissä. Työ on itsenäistä, ja vaatii itseohjautuvuutta. Taloyhtiöistä on tullut valituksia hoitamattomista tehtävistä, joista oli aiheutunut taloudellisia menetyksiä. Esihenkilö on kertonut Leenalle valituksista, mutta Leena kuittaa ne nipottaviksi asiakkaiksi ja työajan riittämättömyydeksi.
Vaikeita, työkykyyn ja työntekoon vaikuttavia asioita ilmenee työpaikalla usein. Ne voivat liittyä työntekijän päihteiden käyttöön, mielenterveyteen, osatyökykyisyyteen, epäasialliseen käyttäytymiseen, osaamiseen jne. Ne voivat olla hämmentäviä. Näille on yhteistä, että työntekeminen muuttuu. Joku on selvästi vialla, mutta mikä?
Kun työnteko tökkii, sorvi pyörii mutta lastu ei lennä, asia tulisi ottaa puheeksi. Puheeksi ottaminen koetaan usein hankalaksi. Sitä vältellään, se tuo mukanaan epämiellyttäviä tunteita, eikä haluta ilmaista epäilyä tai loukata. On kuitenkin aina parempi kysyä kuin olettaa. Pitää siis puuttua, sillä se on varhaista työkyvyn tukea eli välittämistä.
Puheeksi ottaminen
Puheeksi ottaminen on esihenkilön tehtävä. Vaikka tehtävä tuntuu vaikealta, siinä voi harjaantua. Ensinnäkin on hyvä selvittää, onko työntekijällä selkeä kuva perustehtävästään ja siihen riittävä osaaminen. Onko työmäärä oikein mitoitettu? Taustalla voi olla myös terveydentilaan tai yleiseen elämäntilanteeseen liittyviä ongelmia.
Miten esihenkilö sitten konkreettisesti ottaa asiat puheeksi työntekijän kanssa? Tilanteeseen liittyviä epävarmuustekijöitä on paljon. Kerronko puheeksi ottamisesta etukäteen ja miten? Usein työn sujumiseen liittyvät haasteet koskettavat koko työyhteisöä, jolloin pitää pohtia missä menee yksityisyyden rajat. Yleensä puheeksi ottamisen tilanteesta kannattaa kertoa työntekijälle etukäteen. Tämä antaa hänelle aikaa valmistautua tilanteeseen. Itse keskustelussa taas on hyvä yhdessä päättää, miten työyhteisöä asiasta tiedotetaan, jos se on tarpeen.
Puheeksi ottamisen prosessi
Puheeksi ottamisessa on hyvä noudattaa ennalta suunniteltua prosessia.
- Ennakoi ja selvitä asioita etukäteen. Pohdi mitä puheeksi ottamisen tilanteessa saattaa tapahtua, ja miten itse reagoit. Pohdi, millaisia ajatuksia, tunteita ja ennakkokäsityksiä sinulla liittyy tilanteeseen ja käsiteltäviin ongelmiin.
- Luo tilanteeseen luottamuksellinen tunnelma. Luottamuksen rakentamiseen kannattaa yleensäkin satsata jokaisena työpäivänä.
- Kunnioita tilannetta, joten varaa riittävästi aikaa tapaamiselle, rauhoita tapaaminen ja laita sähköiset välineet äänettömälle.
- Ota asia puheeksi. Kysy kohteliaan suoraan, esittele faktat. Keskustelkaa aidossa dialogissa. Yritä ymmärtää myös toisen näkökulmaa. Ajattele tapaamistanne myös neutraalin kolmannen osapuolen näkökulmasta, joka haluaa kaikille osapuolille hyvää. Mitä tämä kolmas henkilö ajattelisi ja sanoisi?
- Muodostakaa yhdessä oikea tilannekuva ja yhteenveto.
- Kysy ratkaisuehdotuksia, esitä omasi. Sopikaa yhdessä, miten jatketaan.
- Lopuksi on aina syytä panostaa hyvään tilanteen päättämiseen. Se luo luottamusta ja rakentaa psykologista turvallisuutta. Kiitä siis aina keskustelusta, vaikka se ei toisi ratkaisua.
Selkeät toimintamallit rakentavat luottamusta
Työntekijällä on oikeus saada tukea työkyvylleen. Työkykyjohtaminen on ennen kaikkea työpaikan, esihenkilöiden, työntekijöiden ja työterveyshuollon yhteistyötä. Sen toteuttamiseksi on hyvä kehittää yhdessä työpaikan toimintamalleja, jotka selkiyttävät prosesseja ja eri toimijoiden rooleja erilaisissa työkyvyn haasteissa. Työkyvyn tuki ja selkeät toimintamallit ovat välittämistä. Ne tuovat työkyvyn haasteisiin puuttumiseen ennustettavuutta ja luovat luottamusta, kun tiedämme miten ”meillä toimitaan”.
Esihenkilö ilmoitti Leenalle, että on varannut rauhallisen ajankohdan tapaamiselle. Samalla hän kertoi, että tapaamisessa käsitellään taloyhtiöiden tekemiä ilmoituksia. Esihenkilö ennakoi ja valmistautui tilanteeseen tutustumalla Leenan työkohteisiin, ansioluetteloon ja sairauspoissaoloihin. Tapaamisessa esihenkilö esitti Leenalle tilanteeseen liittyvät tosiasiat, sen jälkeen keskittyen kuuntelemaan Leenaa, pyrkien ymmärtämään hänen näkökulmansa. Keskustelussa löytyi tilanteelle selitys. Esihenkilö kysyi miten Leena tilannetta lähtisi ratkaisemaan. Leena oli sitä jo pohtinut. Leenan osaamisessa oli puutteita. Sen jälkeen olikin jo helpompi siirtyä yhdessä pohtimaan ratkaisuja.
Kirjoittajat
Kirsi Unkila
Erityisasiantuntija
Työterveyslaitos
@KUnkila
Katriina Hyvönen
Vanhempi tutkija, PsT, dosentti
Kuntoutusinstituutti, Jyväskylän ammattikorkeakoulu
@KatriinaHyvonen